ПОЛОЖЕНИЕ

о политике в отношении обработки

персональных данных

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Общество с ограниченной ответственностью «ФМ Технолоджи» (далее также ООО «ФМ Технолоджи») уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных.

Утверждение Положения о политике в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) является одной из принимаемых ООО «ФМ Технолоджи» мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99‑З «О защите персональных данных» (далее - Закон).

1.2. Политика разъясняет субъектам персональных данных, как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.

Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), при видеонаблюдении, а также при обработке cookie-файлов на интернет-сайте ООО «ФМ Технолоджи».

1.3. Почтовый адрес ООО «ФМ Технолоджи» - 220030, Республика Беларусь, г. Минск, Советская, 12, 1-й этаж, пом. 1; адрес в сети Интернет: https://www.fonmix.by.

1.4. В настоящей Политике используются термины и их определения в значении, определенном Законом.

1.5. Персональные данные могут быть использованы ООО «ФМ Технолоджи» в научных или иных исследовательских целях после обязательного обезличивания таких персональных данных, в частности, для:

- подготовки и публикации ежегодных отчетов о своей деятельности;

- подготовки и дачи разъяснений по вопросам применения законодательства о персональных данных;

- подготовки и осуществления публикаций и выступлений, связанных с исполнением работниками ООО «ФМ Технолоджи» своих должностных обязанностей.

1.6. ООО «ФМ Технолоджи» осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей, и не допускает их избыточной обработки.

2. ЦЕЛИ, КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ЧЬИ ДАННЫЕ ПОДВЕРГАЮТСЯ ОБРАБОТКЕ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ И СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

ООО «ФМ Технолоджи» осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных в целях, объеме, на правовых основаниях и в сроки применительно к каждой категории субъектов персональных данных согласно приложению 1 к настоящей Политике.

3. УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ЛИЦА.

ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. ООО «ФМ Технолоджи» поручает обработку персональных данных уполномоченным лицам.

Перечень уполномоченных лиц, обрабатывающих персональные данные по поручению ООО «ФМ Технолоджи», содержится в приложении 2 к настоящей Политике.

3.2. ООО «ФМ Технолоджи» осуществляет трансграничную передачу персональных данных для обеспечения непрерывной коммуникации с пользователями социальных сетей и мессенджеров (Instagram, TikTok, Теlegram, Viber, WhatsApp, видеохостинг YouTube).

Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства может осуществляться ООО «ФМ Технолоджи», если:

3.2.1. на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных <*> - без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом;

3.2.2. на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных - в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в том числе:

- когда дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;

- при размещении информации о своей деятельности в глобальной компьютерной сети Интернет;

- когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.

--------------------------------

<*> Перечень иностранных государств, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, определен приказом Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь от 15 ноября 2021 г. № 14 «О трансграничной передаче персональных данных».

4. ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Субъект персональных данных имеет право:

4.1.1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных ООО «ФМ Технолоджи» обращался к субъекту персональных данных за получением согласия. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях (например, в соответствии с требованиями законодательства либо на основании договора);

4.1.2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных ООО «ФМ Технолоджи», содержащей:

- место нахождения ООО «ФМ Технолоджи»;

- подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица ООО «ФМ Технолоджи»;

- персональные данные и источник их получения;

- правовые основания и цели обработки персональных данных;

- срок, на который дано согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);

- наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);

- иную информацию, предусмотренную законодательством;

4.1.3. требовать от ООО «ФМ Технолоджи» внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;

4.1.4. на получение от ООО «ФМ Технолоджи» информации о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых ООО «ФМ Технолоджи», третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено Законом и иными законодательными актами;

4.1.5. требовать от ООО «ФМ Технолоджи» бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

4.1.6. на обжалование действий (бездействия) и решений ООО «ФМ Технолоджи», нарушающих его права при обработке персональных данных, в порядке, установленном законодательством.

4.2. Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных ООО «ФМ Технолоджи», субъект персональных данных подает в ООО «ФМ Технолоджи» заявление в письменной форме по почтовому адресу, указанному в подпункте 1.3 пункта 1 настоящей Политики, а в случае реализации права на отзыв согласия - в форме, в которой такое согласие было получено.

Такое заявление должно содержать:

- фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);

- дату рождения субъекта персональных данных;

- изложение сути требований субъекта персональных данных;

- идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера - номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

- личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.

ООО «ФМ Технолоджи» не рассматривает заявления субъектов персональных данных, поступившие в его адрес иными способами (e-mail, телефон и т.п).

4.3. За содействием в реализации прав, связанных с обработкой персональных данных ООО «ФМ Технолоджи», субъект персональных данных может обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в ООО «ФМ Технолоджи», направив сообщение на электронный адрес office@fonmix.by.

Приложение 1

к Положению о политике в

отношении обработки

персональных данных

Цели, объем, правовые основания и сроки обработки персональных данных

                                                                    ООО «ФМ Технолоджи»

Осуществление обратной связи по запросу и прием входящих звонков              Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

1. Лица, направившие запрос для получения обратного звонка, тестового доступа через форму на сайте fonmix.by

2. Посетители офиса

3. Лица, позвонившие в Организацию

4. Лица, оставившие запрос в мессенджерах (Viber, Telegram, WhatsApp, Instagram).

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, имя, отчество, номер телефона, адрес электронной почты

Правовые основания обработки персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Срок хранения персональных данных

3 года с даты последнего контакта с лицом, давшим согласие на обработку персональных данных

Направление потенциальному клиенту, правообладателю объекта интеллектуальной собственности(ОИС), партнеру информации о предложениях, акциях, условиях сотрудничества

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, включенные в базу данных клиентов Оператора, потенциальный клиент, правообладатель ОИС, партнер.

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, имя, отчество, номер телефона, адрес электронной почты

Правовые основания обработки персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Срок хранения персональных данных

      3 года с даты последнего контакта с лицом, давшим согласие на обработку персональных данных

Прием и отправка почтовых отправлений

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Адресаты и адресанты почтовых отправлений

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, имя, отчество, адрес отправления/получения, номер телефона

Правовые основания обработки персональных данных

При отправлении писем – абз. 20 ст. 6 Закона,

при получении писем – абз. 16 ст. 6 Закона

Срок хранения персональных данных

Постоянно

Ведение электронной базы данных контрагентов/потенциальных клиентов/правообладателей

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Контрагенты/потенциальные правообладатели/правообладатели

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, имя, отчество, паспортные данные, включая идентификационный номер, адрес проживания, номер телефона, электронная почта, иные данные в соответствии с условиями договора

Правовые основания обработки персональных данных

Согласие на обработку персональных данных;

Абз. 20, ст. 6 Закона, ст. 49, п. 5 ст. 186 ГК.

Срок хранения персональных данных

3 года;

10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки.

Проведение конкурсов, рекламных акций

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Участники конкурсов, рекламных акций, их законные представители

Перечень обрабатываемых персональных данных

Номер телефона, фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные

Правовые основания обработки персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Срок хранения персональных данных

3 года

Создание и распространение рекламных материалов

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, чьи персональные данные содержатся в рекламных материалах

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные (в случае заключения договора), фото- и видеоизображения

Правовые основания обработки персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Срок хранения персональных данных

3 года

Предварительная запись на личный прием

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, обращающиеся на личный прием

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество, контактный телефон, содержание вопроса

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6 Закона, пункт 7 статьи 6 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц»)

Срок хранения персональных данных

5 лет

Проведение личного приема

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

1. Лица, присутствующие на личном приеме.
2. Иные лица, чьи персональные данные могут быть указаны в ходе личного приема

Перечень обрабатываемых персональных данных

1. В соответствии с реквизитами регистрационно-контрольной формы регистрации обращений граждан, юридических лиц, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. № 1786.
      2. Аудиозаписи голосов и видеозаписи лиц, присутствующих на приеме (в случае их ведения)

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункты 1, 2, 6 статьи 6, пункт 2 статьи 13 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц»)

Срок хранения персональных данных

5 лет

Проведение «прямых телефонных линий»

Оказание информационно-консультационных услуг

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

1. Лица, уполномоченные на подписание договора.

2. Субъекты, являющиеся получателями информационно - консультационных услуг.

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество лица, личная подпись, электронная почта, номер телефона, иные персональные данные (при необходимости)

Правовые основания обработки персональных данных

1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных
(абзац пятнадцатый статьи 6 Закона).

2. В случае заключения договора с юридическим лицом – обработка персональных данных, которая является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6, абзац восьмой пункта 3 статьи 18 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь)

Срок хранения персональных данных

3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора

Рассмотрение жалоб субъектов персональных данных

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

1. Лица, направившие жалобу на действия (бездействие) оператора
2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в жалобе

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), содержание жалобы, иные персональные данные, указанные в жалобе

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, абзац третий пункта 3 статьи 18 Закона)

Срок хранения персональных данных

5 лет

Рассмотрение обращений

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

1. Лица, направившие обращение
2. Иные лица, чьи персональные данные указаны в обращении

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество, адрес места жительства (места пребывания), содержание обращения, иные персональные данные, указанные в обращении

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, пункт 1 статьи 3 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан и юридических лиц»)

Срок хранения персональных данных

5 лет

Рассмотрение резюме (анкет, автобиографий, листков по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем и т.п.) соискателей на вакантные должности

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, которые направили резюме

Перечень обрабатываемых персональных данных

Персональные данные в соответствии с содержанием резюме (анкет, автобиографий, листков по учету кадров, заявлений, рекомендательных писем и т.п.)

Правовые основания обработки персональных данных

1. При направлении резюме на электронную почту ООО «ФМ Технолоджи»– согласие субъекта персональных данных (статья 5 Закона).

2. При направлении (предоставлении) резюме в письменном виде или в виде электронного документа) – абзац шестнадцатый статьи 6 Закона).

3. В отношении распространенных ранее персональных данных (например, на сервисе rabota.by) – абзац девятнадцатый статьи 6 Закона

Срок хранения персональных данных

Не более 1 года (в случае непринятия на работу);
1 месяц (в случае принятия на работу)

Оформление (прием) на работу

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Соискатели на трудоустройство, члены их семей

Перечень обрабатываемых персональных данных

В соответствии со статьей 26 Трудового кодекса Республики Беларусь, пунктом 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», иными законодательными актами

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных при оформлении трудовых отношений
(абзац восьмой статьи 6, абзац третий пункта 2 статьи 8 Закона)

Срок хранения персональных данных

После увольнения – 55 лет

Заключение и исполнение гражданско-правовых договоров (например, поставка, купля-продажа, подряд, оказание услуг и т.п.)

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, уполномоченные на подписание договора

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы лица,
должность лица, подписавшего договор, иные данные в соответствии с условиями договора (при необходимости)

Правовые основания обработки персональных данных

1. В случае заключения договора с физическим лицом – обработка на основании договора с субъектом персональных данных
(абзац пятнадцатый статьи 6 Закона).

2. В случае заключения договора  с юридическим лицом – обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами
(абзац двадцатый статьи 6 Закона, статья 49, пункт 5 статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь)

Срок хранения персональных данных

3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора

Размещение информации о деятельности ООО «ФМ Технолоджи» на официальном интернет-сайте, в социальных сетях и мессенджерах

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, принимающие участие в мероприятиях ООО «ФМ Технолоджи»

Перечень обрабатываемых персональных данных

Изображение субъекта персональных данных; фамилия, собственное имя, отчество; должность; иные сведения

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных необходима для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона, Указ Президента Республики Беларусь от 1 февраля 2010 г. № 60 «О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет».

Если субъект персональных данных является основным объектом размещаемой информации (съемки) — обработка персональных данных на основании согласия субъекта персональных данных (статья 5 Закона)

Срок хранения персональных данных

до передачи архивной копии интернет-сайта в архив;

до момента опубликования в социальных сетях и мессенджерах

Ведение системы учета документооборота

Категории субъектов персональных данных, чьи данные подвергаются обработке

Лица, сведения о которых содержатся в документах, регистрируемых в системе учета документооборота

Перечень обрабатываемых персональных данных

Фамилия, собственное имя, отчество, иные сведения, содержащиеся в регистрируемом документе

Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами

(абзац двадцатый статьи 6, абзац семнадцатый пункта 2 статьи 8 Закона).

Приложение 2 

ПЕРЕЧЕНЬ

уполномоченных лиц, обрабатывающих персональные данные по поручению ООО «ФМ Технолоджи»